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System and Tools Blog

( by Kai Yan 颜开 ) #100Days Writing Challenge

How to set Scrum priority then deliver?

Writing challenge 第6天:
Scrum 践行笔记- How to set Scrum priority then deliver?

=要点:

  • setup backlog for one week, keep team busy, always have enough backlog.
  • Sort backlog, highest value + lowest risk backlog on top. P3 + quickest validate.
  • Daily standup meeting.
  • Estimate vision roadmap ( year goal, month goal ), it will change.
  • Turn vision roadmap to backlog.
  • Team see vision in Kanban flow, burn down chat.
  • Don’t spend to long time on planing, plan will change.
  • Keep OODA cycle. It will remove fear, confusion competition by fast speed.
  • Ready to swap to ESL 20% create 80% value.

=感想:

  • The key for Scrum is OODA. Moving fast toward highest value + lowest risk, and iterate quickly.

=行动:

  • Implement Scrum in Jira. Test with my project, LTW project.
  • Win backlog daily, iterate Sprint weekly, Only review mapping monthly.

=思考:

  • Why I spend too much time on planning.
    Because I don’t know what to do, the planing is guessing. I fear of lost.

  • Every project planing is guessing. Only when you deliver ESL 20% fast, and use OODA, you will know what to do next.

=备注:
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先完成紧急的事,才可能有空间给重要的事

Writing challenge 第7天:
Productivity践行笔记: 先完成紧急的事,才可能有空间给重要的事

=要点:

  • 只有愿景和目标是没有用的,还要加上行动。这样你的未来才有希望

  • 把愿景和目标变成行动有两种方法。
    第一种方法是从上而下的。把长期愿景拆分成中期的目标,然后再拆分成要采取的行动,从而完成长期愿景。

第二种方法是自下而上的。也就是专注于采取行动,把短期紧急的事情做完,通过行动不断实现目标,也就自然可以实现长期的愿景。

忙碌的人整天忙于做紧急的事情,没有时间去做和长期目标愿景相关的,重要但是不紧急的事情。他往往很忙,但是没有做成什么大事。

贫穷的人专注于赚取短期的利益,整天考虑怎么样能够吃饱下顿饭。那他就只能赚取一些短期利益。

这两类人因为太忙碌于短期的事情,所以没有时间和空间来思考和实现中期目标,长期愿景。

梦想家和空想家是另一类人。他们往往把注意力放在长远的愿景和中期的目标。但是每天具体行动和实施的时候,往往没有耐心。经常会感到焦虑和不耐烦,感到目标和愿景的实现遥遥无期。

=感想:
所以从上而下和自下而上的两种方法要结合起来。

在你一开始的时候,最重要的是用自下而上的方法,因为行动可以产生动力,动力可以持续不断的推动你。当你在不断的行动过程中不断调整方向,你就会越接近你的目标和愿景。

愿景vision,可以是五年到十年的长期人生愿望。

目标goal,可以是希望在一年,一个季度,一个月,一个星期实现,并且有具体的成功衡量指标的事情。

行动action,可以是你今天要做的事情,也就是之前说过的三大类事情,1. 今天的约定,2. 今天的必须做的,3.想做的。

=行动:
在一个地方写下你的长期愿景和中期目标。每天或者至少每周定期的阅读审视,你会反省这是不是你真正想要的。

每一天开始的时候,先把那些紧急的约定,和必须要做的事情做完。

你处理紧急事情的能力越强,处理的速度越快,你就有更多的时间,空间和精力去做想要做的事情。经过一段时间的磨炼,你就可以给自己留出时间和空间去思考和执行想做的事情,也就能帮你实现目标和愿景。

=思考:
你今天的时间是怎么安排的?你有足够的时间去做紧急的事情吗?更重要的是,你有足够的时间和空间去做你想要做的,能够帮你实现中期目标和长期愿景的事情吗?

=备注:
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个人时间管理是目的是每天做完了重要的事,从而觉得快乐和满足

Writing challenge 第6天:
productivity践行笔记:个人时间管理是目的是每天做完了重要的事,从而觉得快乐和满足。

=要点:

  • 大道至简,所谓的“大道”往往都是简单的,并且是相通的。
  • 主流的时间管理方法都有一个共同点,就是每天完成最重要的事情。最重要的事情你可以把它称为MIT (most important things)或者可以称为青蛙。你每天要完成三件最重要的事或者吃掉三只big ugly青蛙。
  • 这个三个MIT或者三个青蛙是一个大概的标准。 如果你今天吃掉了三个青蛙,还有很多时间,你就可以安排再吃掉三个青蛙。
  • GTD时间管理方法的核心是帮你清空大脑,专注在当下, 完成最重要的事情。
  • 但是要专注在当下,就需要有一个先后顺序。 第一:最重要的有due date, due time的约定放在calendar的里面。这个约定可以是重要的,也可以是不重要的,但是你有了承诺就必须把它完成。 第二:是有due day,但是没有due time,所以你在当天要想办法腾出时间把这件事给做了,也要放在日历calendar里面。 第三:是想要做的事情。想要是做的事情太多,要把它放在to do list里面来清空大脑。做的时候按重要程度去区分,但是有可能重要的事很多,那你就要把它再进一步细分,放在特定的场景里面,比如说在办公的场景,比如说在打电话的场景,从to do list里面选择特定场景中重要的事来做。

=感想:
如果你把所有的东西都放在to do list里面,你每天打开to do list的时候就会有选择困难症。并且你就算做了几个重要的事情,To do list里面那些更多的事情只会给你更多的压力,你会觉得永远也做不完。所以关键是把今天必须做的事情先在日历里安排好,不要太多,但是你完成了以后就会有成就感。你就可能会有宽裕的时间来做to do list里面的重要事情。可能每天在to do list里面只做了一件重要的事儿,但是没关系。你在向重要的目标多迈进了一步!

=行动:
今天早上先把少量的必须完成的约定放在日历Calendar APP里面。
然后在 to do list app里选择三个今天想做的重要的事。
在一天结束回顾的时候,重点关注今天日历里面的约定有没有完成。然后回顾今天to do list里面三个重要的事情有没有完成。如果没有完成,问问自己问什么?怎么改进? 然后对自己说 “没关系, 明天会做得更好,继续安排到明天的日历和To do list里面”。

=思考:
个人时间管理是目的是每天做完了重要的事,从而觉得快乐和满足。你今天有没有觉得快乐和满足?是不是因为你做完了必须做的事儿,同时也做了一些想做的事儿?

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备注:
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你今天要做完多少to do list item,才能感觉到成功和快乐?

Writing challenge 第5天:
Productivity践行笔记- 你今天要做完多少to do list item,才能感觉到成功和快乐?

=要点:

  • 我们有很多想要做的事,这类事是最多的。这一类事情通常由情景而定,没有due day,也没有due time。

  • 在那么多想做的事情里面,首先是根据事情的重要性来做,重要的事通常很少。剩下的是不重要的事情,通常很多。所以在你想做的事情里面,可以在特定的情景下,挑选重要的事情来做。

  • 每天的日历里面必须要做的事不能安排太多,安排太多了通常会做不完,做不完就有焦虑,并且产生自我埋怨和自我怀疑。

  • 每天的日历calendar里面, 只能安排很少当天必须完成的事情。做完后再到to do list里面,根据情境来挑选重要的事情,这一部分的事情不要给自己严格的due day, due time, 可以灵活安排时间。

=感想:

  • 人不是机器。人的每一天都会有能量的高低状态,也会有情绪的高涨和低落状态,所以要尽量让自己在高能状态的时候去做重要的事情,在低能状态的时时候去做不重要,重复性的事情,或者休息。

  • To do list可能是你最不喜欢的东西,因为里面的事件越积越多,永远都做不完,让你有成挫败感。你要把To do list当成一个Second brain。它的功能是帮你清空脑子里面的想法,让你可以有更好的精力去专注做重要的事情。所以永远不要把to do list当成must do list。

=行动:
把to do list里面的folder或者tag改变成适合情境的描述。比如我原来的tag叫”Most Important Project”, 现在改成”focus time for MIT” ( most important project )。这样我就不会因为有太多重要的事情要做,永远也做不完而产生焦虑感。我的注意力可以转移到怎样有意识的创造更多focus time,在focus time里面把重要的事情一点一点的做完,并且慢慢把focus time变成daily routine habit。

=思考:
你在今天工作和学习的时候。什么是你成功的标准?

A: 是你今天完成了多少件事情吗?
你要等到一天结束以后,看到今天自己做完的满满的事件清单,才能感到一些成功和快乐吗?

B: 还是你今天虽然完成了很少的重要事情,但你能够随时观察自己的精力和情绪状态,定时让自己休息放松充电,休息后再专注工作。让自己处于一个”专注->放松->专注” 的良性循环。

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怎样既能完成当天紧急要做的事情,又能照顾长远的目标?你需要把事情分成三大类。

Writing challenge 第4天:
Productivity践行笔记- 怎样既能完成当天紧急要做的事情,又能照顾长远的目标?你需要把事情分成三大类。

=要点:

  • 我们的脑子里有很多想法,很多要做的事情。最关键的是怎么样找到最重要的事情,而最重要的事情是来自于你的人生目标,年目标,月目标,最后再下放到每天的日目标。

  • 我们可以把要做的事情分成三大类。

  • 第1大类是约定 ( Appointment )。
    约定有必须完成的具体日期,必须完成的具体时间。并且如果没有按时完成,马上就会产生相应的后果。
    比如说医生的约会忘记了。比如说工作的面试错过了,就会马上对自己或者对他人产生相应的后果。这一类的事情一定要放在日历表calendar上 ( 手机App或者纸张日历本。 手机里面可以设立一个事件,有特定的日期和时间, 比如星期三上午10:30有一个和王医生的约定)。

  • 第2大类是必须做的事情 ( Must Do )。
    这一类事情有必须完成的日期,但是没有必须完成的具体时间,并且如果没有做会马上产生相应的后果。
    比如今天是最后一天交手机账单,如果不付费,手机就会被停机。
    这一类事情可以放在手机的日历 APP里面或者Todo list app, 但是必须标注到期日期due day,这样可以提醒自己。( 手机calendar里面可以设立一个某一天的事件,但是没有特定的时间。)

  • 第3类是想做的事情 ( Want do )。
    这一类事情是你想做的,但是没有到期的日期,也没有到期的时间,并且如果你今天不做也不会马上产生后果。
    这一类的事情会很多,所以就要根据所在的场景来进行分类,比如工作方面的想做的事情,家庭方面想做的事情,个人想做的事情。这一类的事情可以放到手机的To do list APP.

  • 第1类和第2类的事情每天不能做的太多,这样能保证自己做完,有成就感。第3类的事情需要根据轻重缓急,有选择性的,在相应的场景里去做。

=感想:
把脑子里面所有的想法和想做的事情按照三大分类。并且分别记录在两个不同的APP里,这样才能够帮助自己每天能够兼顾到做紧急的事情,和重要的事情,从而拥有满足感和成就感。

=行动:

  • 每天早晨或者前一天晚上进行三大分类。
  • 把第1类的约定放在日历里具体的时间段。
  • 把第2类必须做的事放在日历上的一整天事件,只需要设定日期,但是不用设定的时间。
  • 每天第1类和第2类加起来要做的事情不要太多 ( 建议不要超过三件 )。太多事情做不完就会让你产生焦虑。 -第3类要做的事。需要有一个特定的时间段去做。因为这类事情里有一些不紧急,但是非常重要的事儿。每天至少1个小时安排到可以做这些不紧急但是重要的事情,就会避免因为积累太多变成了紧急的事情。

=问题思考:
三大类分类法虽然看上去很简单,但是你怎么样能够兼顾每天都能做三大类别的事情。这样既解决当下紧急的事情,也能够做帮助实现将来目标的事情。

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不要用脑子来管理自己,要用系统和流程来管理自己。用脑子管理产生焦虑,用系统管理才能活在当下!

Writing challenge 第3天:
Productivity践行笔记- 不要用脑子来管理自己,要用系统和流程来管理自己。用脑子管理产生焦虑,用系统管理才能活在当下!

=要点:

  • 中国三大哲学思想”儒释道”。都推崇”活在当下”。中国有句古话叫心猿意马,指的就是不活在当下,老是想着将来要发生的事情和过去已经发生的事情。

  • 大脑是CPU不是硬盘。
    大脑不是用来设计记住事情的,大脑是用来思考的,大脑储存信息的能力也非常有限。

  • 脑子里面的事情越多,焦虑就会越重。

  • 用工具来记住脑子里面的各种想法,能够彻底让大脑Free。
    工具越安全,脑子里面的担心越少。所以你需要用安全的工具来保存你的想法,工具要能够随时保存你所有形式的想法:比如文字,图片,语音,手写扫描,视频

  • 不要用脑子来管理自己,要用系统和流程来管理自己。

=感想:
我的所有焦虑是来自于脑中各种各样的想法。这种焦虑会影响我思考的能力。会让我怀疑自己的目标和怀疑自己的执行力。
其实不是我的能力和执行力的问题,是我没有用好的系统和流程来管理自己。

=行动:
用Omni Focus App来记录下脑子里面的所有想法。 Idea. Task. Project.

然后每天在工作和生活的时候遵循一个流程。并且在工作和生活中随时改进我的流程。

=问题思考:
怎样在工作的时候开始实践“活在当下”,enjoy the present?

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Writing challenge 第2天:
Productivity践行笔记

=要点:

  • 没没法管理时间,只能管理自己。
  • 最重要的事是在20%的时间里完成的。要花在第二象限,重要的+不紧急, 在这个象限做的最多,紧急的事情就会越少。 四象限时间管理方法从理论上很好,但是实现起来比较难,就需要用GTD的方法来,从宏观微观上来实现。
  • 做最重要的事情也可用来Eat First three frog in the morning.
  • 忙碌的人往往没有时间来计划自己的人生。

=感想:
你需要有一个时间管理系统,能够做到见林观木。既能看到宏观目标,又能在微观上帮助实现目标。

=行动:
专注在早上的20%时间做最重要的事情。

=思考:
怎么样能够排除一切干扰,在早上的时间能够做最重要的事情。
怎么样能够选择今天的三个frog?尽快的进入行动模式,不浪费太多的时间在计划和思考上?

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Writing challenge 第1天:
Productivity践行笔记

=要点:

  • 习惯有两种,一种是普通习惯。还有一种是成功习惯。

  • 晨间日记的具体格式是:
    今天的日期。
    今天的天气。
    今天的气温。
    回顾今年的目标。
    回顾这个月的目标。
    想想我今天要做什么任务来帮助我完成月目标和年目标,任务有没有需要添加修改的地方?
    回顾昨天完成的事情。
    关于昨天的事情有没有可以改进的地方?(这一点是我自己加的。)

=感想:
在晨间日记的时间里及时的回顾年目标和月目标。并且确认今天的目标,回顾昨天的成功和需要改进的地方。能够帮助我在很短的时间里规划好我的一天。

=行动:
把晨间日记加到我的日程表中。并且认真的开始七周天使班的每天打卡。

=思考:
怎样能够把早上最好的时间用来专注在可以帮助完成月目标的事情上?

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